Τρόπος δημιουργίας λίστας αναπτυσσόμενων λιστών (λίστας επικύρωσης) στα βιβλία εργασίας MS Excel

Οι περισσότεροι άνθρωποι, στο γραφείο και σε άλλους χώρους εργασίας, διατηρούν Φύλλα Excel προς το να παρακολουθείτε ορισμένα αρχεία και καταχωρήσεις δεδομένων. Κατά καιρούς πρέπει επίσης να μοιραστούμε βιβλία εργασίας. Όποια και να είναι η περίπτωση, είναι πολύ δύσκολο να διασταυρωθούν οι καταχωρήσεις και να επικυρωθεί η ορθότητα τους (ειδικά όταν υπάρχει τεράστιος όγκος δεδομένων).

Αντί να ανησυχείτε για σφάλματα, θα ήταν καλή πρακτική η δημιουργία του βιβλίου εργασίας ή των φύλλων με τέτοιο τρόπο ώστε να επικυρώνει αυτόματα τις καταχωρήσεις και να περιορίζει τον χρήστη από το να κάνει λανθασμένες εισόδους. Αυτό ακριβώς είναι το Επικύρωση δεδομένωνεργαλείο, κάτω από Δεδομένα στην καρτέλα MS Excel σάς βοηθά.

Και σήμερα θα εξετάσουμε ένα από τα χαρακτηριστικά του όπου μπορείτε δημιουργήστε ένα αναπτυσσόμενο μενού για κάθε κελί, γραμμή ή στήλη και περιορίστε την καταχώρηση κυψέλης στα δεδομένα από τη λίστα. Αυτό σημαίνει επίσης ότι ο χρήστης δεν θα μπορέσει ποτέ να κάνει λάθος.

Βήματα για τη δημιουργία μιας λίστας Dropdown

Βήμα 1: Επιλέξτε το κελί, τη σειρά ή τη στήλη στην οποία σκοπεύετε να δημιουργήσετε τη λίστα επικύρωσης ή την αναπτυσσόμενη λίστα. Στο παράδειγμά μου, επέλεξα τη στήλη αριθ και. Έτσι, ο χρήστης πρέπει να εισάγει τιμές στις οποίες έχει περιοριστεί η στήλη Ε.

Βήμα 2: Πλοηγηθείτε στο Δεδομένα καρτέλα και αναζητήστε Επικύρωση δεδομένων κάτω από το εργαλείο Εργαλεία δεδομένων Ενότητα. Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο και επιλέξτε Επικύρωση δεδομένωνγια αρχή.

Βήμα 3: Στο αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε Λίστααπό Επιτρέπω d ro list που βρίσκεται κάτω από το Ρυθμίσεις αυτί.

Βήμα 4: Στη συνέχεια, θα πρέπει να εισαγάγετε το Πηγή δηλ. τιμές που αποτελούν μέρος της λίστας ή τιμές που μπορούν να επιλεγούν ή να εισαχθούν. Μπορείτε να τους εισαγάγετε απευθείας στο Πηγή πλαίσιο κειμένου (διαχωρισμένο με κόμματα).

Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε μια σειρά κελιών από το τρέχον φύλλο στο βιβλίο εργασίας και οι τιμές αυτών των κελιών θα θεωρούνται ως λίστα. Ωστόσο, αν θέλετε να πάτε με αυτή την επιλογή θα πρέπει να προετοιμάσετε τη λίστα ακόμα και πριν από το Βήμα 1.

Σημείωση: Τήρηση Εντοπισμός εντός κυττάρων εμφανίζεται το αναπτυσσόμενο μενού στο βιβλίο εργασίας. Αλλιώς, μόνο η επικύρωση λειτουργεί ενώ ο χρήστης πρέπει να πληκτρολογήσει τιμές.

Με αυτό το αναπτυσσόμενο μενού δημιουργείται και είναι έτοιμο για χρήση. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει οποιαδήποτε τιμή από τη λίστα. Και η ομορφιά είναι ότι μειώνει τόσο πολύ την προσπάθεια να πληκτρολογήσετε χειροκίνητα.

Ωστόσο, εάν ένας χρήστης προσπαθήσει να εισάγει τιμές (πληκτρολογώντας μη αυτόματα) που δεν αποτελούν μέρος της λίστας επικύρωσης, θα σας ζητηθεί ένα μήνυμα σφάλματος.

συμπέρασμα

Αυτή είναι μόνο μία από τις μεθόδους για την επικύρωση καταχωρήσεων δεδομένων. Το εργαλείο έχει ακόμη περισσότερες δυνατότητες από ό, τι μπορείτε να φανταστείτε. Θα μιλήσουμε για περισσότερα από τα χαρακτηριστικά του στο εγγύς μέλλον. Έως τότε χρησιμοποιήστε το dropdown και ενημερώστε μας για τις εμπειρίες σας.

Θα θέλατε να δείτε περισσότερους από αυτούς τους οδηγούς; Αφήστε τα σχόλιά σας!